Trazabilidad y organización en oficina central y oficina en obra

Un punto crítico y al que se hace muy poca referencia es la poca organización y efectividad que hay en la oficinas de las empresas. Empezando por el cruce de tareas que el personal entrelaza sin poder delimitar el trabajo y las responsabilidades de cada uno. Es habitual ver como, y vuelvo a ser recurrente, en la mayoría de oficinas el personal administrativo sigue asumiendo una carga de trabajo notable y donde los trabajos pasan por diversas manos sin atender a ningún criterio de optimización de los recursos. La trazabilidad en los procesos sigue siendo una asignatura pendiente de nuestras empresas. Estos defectos son fácilmente palpables en llamadas teléfonicas a clientes,proveedores,etc, donde ante la existencia de un problema te van pasando de personal en personal hasta que finalmente optan por decir que ya nos llamarán y nos aclararán el asunto mientras ellos internamente tratan de "averiguar" y solucionar el problema en cuestión. En la organización de los procesos internos de una oficina es básico el orden físico del material atendiéndo a criterios cronológicos, por clientes, etc. El solapamiento de los procesos no debe contemplarse y es necesario que haya una trazabilidad que nos permita seguir el orden y estado de un proceso cuando sea necesario con el simple gesto de movernos hacia el fichero, coger un carpesano y localizar la factura,albarán,etc mediante un simple número que atienda a algún criterio. 

Otro aspecto importante que se da mucho en sectores con departamentos de producción como la construcción es la desviación de la carga de trabajo administrativa en obra hacia la oficina central. Es un vicio adquirido que no aprovecha la departamentación de los trabajos para ordenar y mejorar los procesos. Los trabajos administrativos de una obra han de realizarse en la obra y no han de ser trasladados a la oficina central. En estos casos la oficina central únicamente debe procesar las facturas. Para estos trabajos es necesario dotarse de equipo informático a pie de obra. Un ordenador portátil y una impresora junto con un software de gestión de obra serán suficientes. Mediante estos elementos se podrán introducir albaranes y facturas a pie de obra habiéndonos de permitir realizar el seguimiento de la obra además de poder enviar vía internet la documentación necesaria a la oficina central. La oficina central no ha de gestionar albaranes pues no es un material del que conozca sus causas, además de obligar al jefe de obra o jefe de producción a desplazarse a la oficina innecesariamente para conformar facturas. La conformidad ha de darse a pie de obra. La carga de trabajo en obra no ha de ser un eximente para desviar trabajo a la oficina central. Si la carga de trabajo en obra no permite realizar estas tareas entonces habrá que dotar al jefe de obra de un ayudante o jefe de producción para que se encargue de ellas. Un software dé gestión integral es la mejor herramienta pues nos permitirá la conexión entre la oficina central y la oficina de obra sin desplazamientos y sin problemas de duplicidad de trabajo y solapamientos de actividades.

Se hace necesario la creación de protócolos internos y organización de procesos que permitan establecer procedimientos, asegurar la trazabilidad y favorecer así la optimización de recursos redundado en la productividad y organización. Quizás para algunas empresas la ISO sería una ayuda que les permitiría una mejora notable en la organización administrativa aunque no todas las empresas son capaces de implementar una ISO por falta de personal cualificado y porque tampoco tienen los recursos necesarios para llevarla a cabo. 

El crecimiento de una empresa ha de empezar por sus cimientos, su estructura. El crecimiento de las empresas se ve limitado por la no adecuación de su estructura a la carga de trabajo. Es fácil caer en el constante aumento de la plantilla administrativa en lugar de reorganizar la estructura y crear departamentos funcionales que permitirán ganar conocimiento a la empresa y mejorar la productividad. Es difícil hacer entender a los empresarios todos estos aspectos y casi imposible que los lleven a la práctica. La mayoría de empresas que acaban reconstruyendo su estructura se debe a un lento proceso de crecimiento y aprendizaje que se ha debido a la incorporación de personal cada vez más profesionalizado que ha ido implementando módelos de trabajo copiados de grandes empresas para las que han trabajado en el pasado. Es por ello que se ha de mirar a la competencia, y sobre todo a las grandes empresas, e implementar a escala sus modelos, porque son exportables y funcionan. El modo más sencillo y rápido para adquirir este conocimiento es buscar personal que reuna este perfil y que habrá de implementar el nuevo modelo. Una hándicap será la receptividad del personal existente al nuevo modelo. En todo cambio hay personas que no se identificarán con el modelo adoptado y probablemente abandonen la empresa, pero es un mal necesario en pro de una mejora integral de la empresa y de su personal, pues al fin y al cabo, la empresa es lo que saben sus trabajadores. Cuanto más comprometidos con el modelo y más conocimiento tengan mejor será el funcionamiento de la empresa.